Stellen Sie in Ihrem Notariat auch immer wieder fest, dass viele Briefe noch händisch erstellt werden? Oftmals hat dabei jeder Mitarbeiter eine andere Vorgehensweise?
Oder gibt es bereits Vorlagen? Aber Ihre Mitarbeiter:innen müssen dennoch die Namen von Beteiligten oder die Urkundenverzeichnisnummern per Hand ergänzen? Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ein enormer Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter:innen. Doch wie könnte es einfacher gehen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der Notariatssoftware TriNotar die Briefabwicklung in Ihrem Notariat deutlich vereinfachen können.
Wie kann TriNotar bei der Erstellung und Automatisierung von Briefen helfen?
TriNotar erleichtert die Arbeit im Notariat. Die Software unterstützt natürlich auch beim Erstellen von Briefen und Schriftstücken. In TriNotar spielt der Verfügungsbogen dabei eine zentrale Rolle. Damit können Sie zum Beispiel Briefvorlagen für jedes einzelne Referat hinterlegen. Sobald diese einmal angelegt sind, können sie von allen Mitarbeitern zu jeder Zeit genutzt werden. Das ist eine große Arbeitserleichterung. Schließlich muss nicht jeder Mitarbeiter bei jedem Vorgang einen neuen Brief anlegen.
Wenn wir TriNotar bei Kunden einführen, ist eine der ersten Optimierungen im Arbeitsablauf das Anlegen des strukturierten Verfügungsbogens. Für jedes Referat wird ein Verfügungsbogen angelegt. Zu den Klassikern gehören Vorgänge wie die Vorbereitung und Beurkundung eines Kaufvertrags oder die Erstellung einer Handelsregisteranmeldung. Im Bereich Handelsregister wird dann auch die Verknüpfung zu XNP für den elektronischen Rechtsverkehr hinterlegt.
Im Verfügungsbogen lassen sich verschiedene Stufen für die unterschiedlichen Versandzeitpunkte einrichten:
- Schreiben im Entwurfsstadium,
- Schreiben, wenn die Beurkundung vollzogen ist oder
- Schreiben zu Anträgen und Eintragungsmitteilungen.
Der Verfügungsbogen hat zudem eine Filterfunktion. Denn nicht bei jedem Kaufvertrag werden zum Beispiel alle Beteiligten angelegt und Schreiben an sie versandt. Über die Filterfunktion finden Sie so ganz leicht die aktuell benötigten Dokumente.
Wie erleichtert der Verfügungsbogen in TriNotar den Arbeitsalltag im Notariat?
Im Verfügungsbogen können Voraussetzungen und Bedingungen vergeben werden. So wird die Reihenfolge für die Abwicklung vorgegeben. Es können auch Vorgänge automatisch der Wiedervorlage zugeordnet werden. Bei vielen Schreiben ist eine Rückantwort innerhalb eines bestimmten Zeitraums nötig. Bei solchen Schreiben kann beim Versenden des Briefes automatisch eine Erinnerung für die Wiedervorlage erstellt werden.
Zudem erleichtern Farbsymbole die Orientierung in der Software. Bereits erledigte oder noch offene Vorgänge sind in unterschiedlichen Farben markiert. Das ist praktisch für den schnellen Überblick.
Ein ordentlich eingerichteter Verfügungsbogen erlaubt einen gute Übersicht zum Status Quo. Notariate kommen damit dem Ziel der E-Akte deutlich näher und im Notariatsalltag spart ein guter Verfügungsbogen viel Zeit.
Für neue Mitarbeiter oder Quereinsteiger lassen sich zudem Notizen oder Anweisungen als Hilfestellung hinterlegen. So ermöglichen Sie, dass der Verfügungsbogen ohne Papierakte nutzbar ist. Alles ist digital sichtbar.
Welche Einstellungen sind sonst noch im Verfügungsbogen in TriNotar wichtig?
Was gerne dankend angenommen wird, ist die Funktion, Ausfertigungsvermerke in einem zentralen Dokument hochzuladen. Denn viele Briefe müssen zweimal ausgedruckt werden. Einmal für die Papierakte und ein zweites Mal für den Versand. Mit den Ausfertigungsvermerken werden alle Dokumente in einem Dokument gesammelt und dann gesammelt ausgedruckt.
Der Verfügungsbogen hat eine übersichtliche Maske. Diese zeigt, welcher Brief für welchen Beteiligten vorgesehen sind. Und Sie können sich zum Beispiel entscheiden, wie viele Briefe Sie zum jetzigen Zeitpunkt abwickeln möchten.
Wie können Sie für Ihre Kanzlei die vielfältigen Funktionen von TriNotar nutzen?
Wenn auch Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Notariat optimieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir stehen Ihnen gerne für ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung. Das kann gerne aus der Ferne per Team Viewer erfolgen. Für einen ersten Status quo machen wir uns remote ein Bild davon, wie Sie gerade arbeiten. Bei dieser ersten Bestandsaufnahme sehen wir uns an, wie bei Ihnen die Erstellung von Schriftstücken aktuell abläuft.
Wir lassen uns dabei auch von den Mitarbeitern erklären, wo sie selbst Optimierungsbedarf sehen. Dabei fallen oft viele Beispiele, die täglich Zeit rauben. Das sind vor allem Vorgänge, bei denen Mitarbeiter Dinge doppelt schreiben oder per Hand nachtragen müssen. Schon bei diesem Gespräch können wir in der Regel aufzeigen, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Wir können Tipps geben, wie eine bessere und effizientere Arbeitsweise aussehen kann.
Entscheiden Sie sich für eine TriNotar-Beratung durch uns, achten wir darauf, dass Ihre Mitarbeiter schnell Entlastung spüren. Und das ist vor allem der Fall, wenn sich Briefe schnell und effizient verschicken lassen.
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie der Meinung sind, dass die Abläufe in Ihrem Notariat optimiert werden müssen. Wir stehen immer gerne für ein unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung. Sprechen Sie uns jetzt ganz einfach an.