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TriNotar

So geht die Erblasser-Kontrolle im Notariat spielend leicht von der Hand

Hand aufs Herz: Die Prüfung der 30-Jahresfrist ist in jedem Notariat eine aufwändige Sache. Schließlich müssen Notariate jedes Jahr überprüfen, ob die Erblasser noch leben. Das ist eine zeitintensive Arbeit, die oft mit viel Papier und dem Wälzen von Akten verbunden ist. Da müssen nicht selten Karteikästen um Karteikästen nach notwendigen Daten durchsucht werden. Auch staubige Urkundenkästen im Keller bergen oft wichtige Informationen. Die gute Nachricht lautet: TriNotar kann dabei helfen, diese Arbeit wesentlich zu vereinfachen und zu digitalisieren. Dafür haben wir ein spezielles Referat in TriNotar entwickelt. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie dieses Ihrem Notariat dabei hilft, die Erblasser-Kontrolle digital und effizient zu gestalten.

Was kann das TriNotar-Erblasser-Referat?

Das Referat ermöglicht es, benötigte Daten des Erblassers, die Urkundennummer, das Datum des Erbvertrages sowie Amtsvorgänger sehr schnell zu erfassen. Diese bilden dann die Basis und werden automatisch in benötigte Briefe und Schreiben gezogen. Das vereinfacht die Kommunikation mit Einwohnermeldeamt oder Standesamt enorm. Denn oft ist es bei der Erblasser-Kontrolle mit einem einzigen Brief nicht getan. Oftmals melden die Ämter zurück, dass die Person verzogen ist oder die Adresse nicht mehr bekannt ist. Dann sind weitere Nachforschungen nötig. Diese sind mit weiteren Briefen und weiterem Schriftverkehr verbunden. Da werden immer wieder Daten wie Urkundennummer, Datum des Erbvertrags oder Amtsvorgänger benötigt. Das Referat erleichtert das Verfassen der weiteren Briefe. Denn die einmal eingegebenen Daten werden immer wieder genutzt. Gerade bei größeren Notariaten ist das eine enorme Erleichterung, wenn die Mitarbeiter Briefe nicht doppelt schreiben müssen.

Wie sieht ein automatisierter Brief aus?

Im Betreff des Briefes werden die Daten zum Erbvertrag eingelesen. Im Text an das Amt werden die Personalien der zu ermittelnden Person reingezogen. Um die Daten in digitale Form zu bringen ist manchmal die erstmalige Eingabe nötig, da viele Daten nur als Karteikarten vorliegen. Viele Verträge stammen nun mal aus einer Zeit, in der es noch keine Softwareprogramme gab. Für diesen Fall müssen die Mitarbeiter nicht extra eine neue Klientenkartei in TriNotar anlegen. Denn sie können die Daten selbst im Vorgang in die vorprogrammierten Felder eintragen. Meist reicht das Einfügen des Namens, des Geburtsdatums und des zuletzt bekannten Wohnortes aus. Diese Daten können nach dem ersten Eintrag für alle weitere Briefe genutzt werden. Das vermeidet viel doppelte Schreibarbeit.

Das automatische Rückantwortschreiben

Neben dem Brief an das jeweilige Amt können Mitarbeiter mit dem Referat automatisch ein Rückantwortschreiben für das Amt erstellen. Es enthält vorgefertigte Antwortmöglichkeiten. Ämter können dies schnell bearbeiten und an das Notariat zurückschicken. Dieses Schreiben sieht folgende Auswahlmöglichkeiten vor:

  • Person lebt noch
  • Über Tod nichts bekannt
  • Aktuelle Adresse
  • Abgemeldet am *** nach ***
  • Verstorben am ***, gemeldet beim Standesamt ***
  • Unbekannt verzogen

Die Zuordnung der Rückantwortschreiben der verschiedenen Ämter

Natürlich ist es für das Notariat wieder ein Aufwand die Rückantwortschreiben zuzuordnen. Das kennt jeder Mitarbeiter, der die Rückläufer von Einwohnermeldeämtern und Standesämtern bearbeiten muss. Doch dafür hat das Referat ebenfalls eine Lösung. Über eine Drop-Down-Liste können erledigte Vorgänge automatisch abgehakt werden. Wichtig ist, dass dies pro Person geschehen kann. Denn das ist gerade bei Erbverträgen von Eheleuten wichtig – vor allem, wenn diese mittlerweile getrennt sind. Mit dem praktischen Drop-Down-Menü sind die Antworten schnell digitalisiert und Papierschreiben können beiseite gelegt werden.

Was passiert bei getrennten Eheleuten?

Wurde eine Ehe geschieden und leben die Eheleute nicht mehr am gleichen Wohnort, müssen für die Ermittlung unterschiedliche Ämter angeschrieben werden. Dafür gibt es die Möglichkeit mehrere Einwohnermeldeämter oder Standesämter in einem Vorgang anzulegen. Beim Abwickeln des Briefes kann ausgewählt werden, zu welcher Person welches Standesamt gehört. So werden die einzelnen Briefe sauber generiert.

Die Schreiben werden dann auf Knopfdruck erstellt. Dafür sorgt die integrierte Hypertextprogrammierung. Eine digitale Vorgangsake mit sämtlichen Informationen gewährleistet Nachvollziehbarkeit des aktuellen Stands für alle. Darin ist gesammelt, welche Briefe, wann an wen gesendet worden sind. Das ist besonders praktisch, da alle Mitarbeiter im Notariat auf diese Daten zugreifen können. Muss der Vorgang Jahre später wiederholt werden, kann auf die gleichen Daten zugegriffen werden.

Das automatische Referat spart Zeit und vermeidet Fehler

Mit der Automatisierung lässt sich nicht nur viel Zeit sparen, sondern sie vermeidet ebenso Fehler. Da das Referat einfach programmiert ist, ist seine Anwendung für jeden nachvollziehbar und verständlich. Zu Beginn erklärt eine ausführliche Videoanleitung alle Schritte. So können sich sogar ungeübte TriNotar-Anwender einfach einfinden. Sie finden die Anleitung im neuen Schulungsportal. Darauf haben Kunden automatisch Zugriff. Neben dieser Anleitung finden sich in diesem Portal noch viele weitere hilfreiche Tipps und Tricks.

Haben Sie Fragen zur Erblasser-Kontrolle mit TriNotar oder möchten Ihr Notariat fit für die digitale Zukunft machen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Mehr Infos finden Sie auf der Produktseite Nachlass 30 Jahre. Sie können auch direkt ein Beratungsgespräch vereinbaren, in dem wir alle Ihre Fragen rund um TriNotar klären können.