Hand aufs Herz – wie erstellen Sie die Entwürfe in Ihrem Notariat? Gibt es ein standardisiertes Vorgehen, nach dem alle Mitarbeiter vorgehen? Oder suchen Sie jedes Mal aufs Neue alle Daten zusammen und tragen Namen und Nummern händisch ein? Vielleicht hat auch jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorlagen, um einen Vertrag zu erstellen. Von Standard kann hier nicht die Rede sein. Wenn Sie in Ihrem Notariat in Zukunft effizienter arbeiten und die Entwurfserstellung automatisieren möchten, ist der folgende Beitrag genau richtig für Sie.
Die Entwurfserstellung im Notariat – was wir in unserer Beratungspraxis gelernt haben
Als Berater mit Fokus auf Notariate haben wir Einblick in die Arbeitsweise in den unterschiedlichsten Notariaten. Wir erleben in der Praxis ganz verschiedene Herangehensweisen. Wir wissen, dass in vielen Notariaten die Erstellung von Briefen zu den zeitaufwändigsten Vorgängen gehört. Lesen Sie dazu gerne unseren Blogbeitrag hören sich den Podcast an. In diesem Beitrag soll es aber vor allem um die Entwürfe gehen und wie Sie deren Erstellung verbessern und erleichtern können.
Wenn uns ein Kunde damit beauftragt, seine Prozesse mit TriNotar zu optimieren, fangen wir in der Regel beim Urkundseingang an. Dabei geht es vor allem um die Beteiligtendaten, aber auch um die E-Bausteine. Wir wissen, dass jedes Notariat unterschiedliche Vorstellungen davon hat, wie diese Bausteine auszusehen haben.
Individuelle Wünsche lassen sich mit TriNotar standardisieren
Wir wissen aus unserer Zusammenarbeit, dass die Vorstellungen in den einzelnen Notariaten oft sehr unterschiedlich sind. Oft sind es nur vermeintliche Kleinigkeiten, aber wir berücksichtigen diese individuellen Wünsche und passen sie gerne an. Einige Beispiele: Manche Kanzlei wollen den Nachnamen in Verträgen in fetter Schreibweise schreiben. Andere wollen ihn gesperrt schreiben. Wieder andere schreiben ihn genauso wie den Vornamen. Der eine Notar möchte, dass bei allen Schriftstücken Geburtsort oder Familienstand genannt sind. Andere machen diese Daten abhängig von der Urkunde.
TriNotar kann diese individuellen Wünsche berücksichtigen. Sie sind direkt Teil des E-Bausteins. Ein Punkt, der auch immer wieder in Gesprächen aufkommt, ist das Gendern. Dabei geht es um die gleichberechtigte Nennung der weiblichen und männlichen Form. Wir merken in unserer Beratungspraxis, dass dieser Wunsch immer häufiger vorkommt. Auch hier kann eine automatische Lösung geschaffen werden.
Wichtige Vorarbeit Entwürfe in TriNotar
An dieser Stelle möchten wir noch einmal darauf hinweisen, wie wichtig die Vorarbeit für die Erstellung von Entwürfen ist. Klientenakten und Vorgangsakten müssen gewissenhaft angelegt sein. Nur so ist es möglich, Entwürfe richtig und zeitsparend zu erstellen. Hier steht jeder einzelne Mitarbeiter in der Pflicht, alles sorgfältig auszufüllen. Dann lässt sich auf Dauer ein Mehrwert für die ganze Kanzlei erzielen. Am Ende sparen alle Zeit bei der Arbeit mit TriNotar und der Einsatz der Software ist effizient und effektiv.
Entwürfe einfach auf Knopfdruck erstellen
Der eigentliche Entwurf wird in TriNotar dann automatisch erstellt. Die Mitarbeiter:innen erstellen zur jeweiligen Akte einen Entwurf zum Beispiel einen Kaufvertrag oder eine Vollmacht. Die Verknüpfung des Musters erfolgt dann automatisch. Schon das bringt eine enorme Zeitersparnis. Ein Knopfdruck genügt. Das Suchen in verschiedenen Ordnern nach einem passenden Muster entfällt.
Die Hypertextprogrammierung
Der nächste Punkt ist die Hypertextprogrammierung. Das bedeutet, die Texte sind an der richtigen Stelle und in der richtigen Formatierung. Wir sehen uns dann an, welches Automatisierungspotenzial noch bei den Entwürfen möglich ist. Zum Beispiel können die Beteiligtendaten automatisch ausgelesen werden. Möglich ist das natürlich nur, wenn diese Daten bereits vorher richtig erfasst sind.
Die weiterführende Programmierung für Entwürfe in TriNotar
Die oben genannten Punkte haben sich auf die einfache Programmierung in TriNotar bezogen. Es gibt aber auch eine weiterführende Programmierung. Dafür ist mehr Zusammenarbeit und Austausch mit den Kanzleien nötig, um individuelle Wünsche bei komplexeren Verträgen berücksichtigen zu können.
Es ist allerdings auch möglich, komplexere Verträge zu automatisieren. Das kann zum Beispiel der Übertragungsvertrag sein. Eine einfache Automatisierung ist hier das Anlegen von Abfragefeldern. Dabei kann es sich um Sachverhalte, wie ein Darlehen, eine Leibrente oder eine Pflegeverpflichtung handeln. Beim Erstellen des Vertrags klicken Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Punkt einfach an. Der entsprechende Textbaustein wird anschließend automatisch in den Vertrag geladen.
Solche Abfragen können auch bereits beim Erstellen des Worddokuments eingebaut werden. Hier lassen sich Textbausteine automatisch in das Dokument laden. Es erleichtert die Texterstellung, da das Löschen oder händische Einfügen von Textbausteinen entfällt.
Wer sich viel mit komplexen Verträgen beschäftigt, kann viel automatisieren. Praktisch ist die Nutzung allerdings auch bei einfachen Sachverhalten, wie der Erbschaftsausschlagung.
TriNotar für Ihre Kanzlei nutzen – nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf
Wenn Sie sich nun denken: Das ein oder andere möchte ich auch für meine Kanzlei haben – nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Auf unserer Webseite können Sie direkt ein Beratungsgespräch mit uns vereinbaren. Bei einem ersten kostenlosen Beratungsgespräch können wir bereits Potenziale identifizieren und aufzeigen, wo die Software TriNotar für Ihre Kanzlei von Nutzen sein könnte.